Um projeto é um esforço colaborativo empreendido por pessoas que formam uma equipe e que tem objetivo de criar um produto, serviço ou um resultado. Projetos têm características bem definidas: são temporários, com um objetivo específico e tempo e recursos limitados. Existem por exemplo projetos pessoais, sociais, econômicos e culturais. Planejar um casamento, lançar uma campanha de publicidade, criar um novo móvel são alguns exemplos práticos.
Para que um projeto atinja os objetivos propostos e esperados, ele deve ter um gerenciamento bem planejado e aplicável. Para isso há uma área da Administração, conhecida como Gestão de Projetos, um diferencial de muito valor para que as organizações sobrevivam em um mercado muito competitivo e, no momento, economicamente instável.
Este é o tema do artigo de hoje, vamos falar um pouco sobre o que é gestão de projetos e os demais conceitos de uma maneira objetiva e simples. Acompanhe nosso texto e tenha uma amostra da qualidade de nossos conteúdos, ao qual você poderá encontrar, de uma forma mais aprofundada, em nosso curso online de capacitação em gestão de projetos .
Dica de ouro: fique atento, pois recheamos o nosso post com alguns insights sobre carreira, mercado de trabalho e como se manter atualizado no mercado.
Mas afinal, o que é gestão de projetos?
O gerenciamento de projetos é uma atividade que tem por objetivo tornar o processo de criação e finalização de um projeto mais viável e satisfatória possível. Gerindo os projetos é possível se conseguir resultados financeiros melhores e também um crescimento significativo a curto, médio e longo prazo.
Qual a importância de um projeto no ambiente de negócios?
Garantir que os projetos de uma empresa sejam gerenciados da melhor forma possível é fundamental para o sucesso nos negócios. Para assegurar que o ambiente de negócios funcione da forma correta durante a execução de algum projeto, é essencial que seja implementado ao ambiente um tipo de metodologia de gestão que vise, de forma clara e objetiva, unir todos os setores da empresa para que haja uma total interação dos colaboradores com a nova empreitada.
É importante que se garanta um ambiente de negócios estável e bem estruturado – uma forma é ter uma equipe de profissionais muito bem capacitados, que dominem desde os conceitos mais básicos, como o que é gestão de projetos, até os mais complexos níveis de conhecimento da área.
Muitas vezes, o ambiente de negócios durante a execução de um projeto pode se tornar de certa forma um pouco hostil, por isso, é primordial que o gestor tenha que reforçar outras habilidades, como a capacidade de administrar conflitos e saber guiar a equipe como um verdadeiro líder.
Ter um ambiente positivo é um dos grandes desafios da gestão de projetos e reflete expressivamente nos resultados, podendo ocasionar mais produtividade e custos e prazos dentro do estipulado.
Dica: Cursos online podem ser a porta de entrada para a área da gestão de projetos. De fácil acessibilidade, não exigem formação anterior, são flexíveis e dinâmicos, e podem se adaptar totalmente à agenda e ritmo do aluno.
Você sabe como funciona o Gerenciamento de Riscos?
A área de gerenciamento de riscos não goza de tanta popularidade entre os gestores, por causa de sua complexidade. Apesar de estar diretamente ligada ao sucesso do empreendimento, ela exige a análise dos mais diversos contextos e informações, aos quais nem sempre são precisos. Além disto, ela é composta por várias iniciativas que visam otimizar as chances de sucesso na mesma proporção e minimizar acontecimentos que podem ocasionar o fracasso do projeto. É aqui que os riscos devem ser detectados e aferidos, quanto a análise qualitativa e quantitativa, com o intuito de identificar se algo possa causar prejuízo ao projeto. Vale ressaltar a importância desta análise para o projeto, pois além de ameaças poderão ser encontradas muitas oportunidades.
Durante o gerenciamento de riscos é muito importante que, cada um dos riscos encontrados, tanto positivos quanto negativos, sejam classificados de acordo com o grau de importância para que cada um seja tratado de forma que os resultados almejados no final do projeto saiam conforme o esperado. Um plano de gerenciamento de riscos deve ser feito para que, no momento em que forem mapeados, se saiba que ação tomar. Desta forma, há pelo menos três opções para serem trabalhadas, confira:
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Aceitar: significa o reconhecimento de que existe o risco e se conformar com relação à sua solução. Normalmente contempla riscos que não apresentam grandes impactos ao projeto;
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Evitar: o gestor organiza o projeto inteiro para assegurar que o risco não se manifeste;
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Minimizar: a existência do risco é reconhecida e a ação tomada é a de encontrar uma forma de amenizá-lo.
Em nosso curso de gestão de projetos, esse tópico é estudado de forma mais detalhada e o aluno tem acesso a outros aspectos sobre o gerenciamento de riscos. Um exemplo é aprender sobre a figura denominada “dono do risco”, um colaborador que recebe a tarefa de ficar monitorando e controlando o risco, autonomia suficiente para gerenciá-lo.
É importante salientar que o gerenciamento de riscos pode ser feito durante todo o processo de desenvolvimento do projeto, pois um risco pode surgir a qualquer momento e comprometer o planejamento por inteiro.
Agora descubra como Gerenciar suas Aquisições
Uma das áreas mais importantes nas organizações é o gerenciamento das aquisições, principalmente pelo aumento frequente da terceirização de serviços. O gerenciamento de aquisições inclui todos os processos relacionados às ações de compra de produtos, serviços, resultados e ao trabalho desenvolvido pelos profissionais responsáveis por um projeto.
Os principais envolvidos são o vendedor que a empresa contrata e o comprador que é quem solicita o produto ou serviço. No gerenciamento de aquisições os processos são descritos por meio da perspectiva do comprador.
Agora, confira comigo cada etapa deste processo:
1. Planejamento do gerenciamento de aquisições: as decisões de compra do projeto são documentadas, com a especificação da abordagem e identificação dos potenciais fornecedores.
2. Condução das aquisições: é a etapa em que se obtém a resposta dos fornecedores escolhidos e na qual um é escolhido. Feito isso, se redige o contrato.
3. Controle das aquisições: as relações de aquisição são gerenciadas. É feito um monitoramento do desempenho do contrato e, se necessário, acontecem as correções e alterações.
4. Encerramento das aquisições: é a etapa que finaliza todas as aquisições.
Para entender de forma mais abrangente como funciona cada detalhe do gerenciamento das aquisições, sugerimos nosso curso online gestão de projetos, um dos cursos mais completos do mercado.
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Gerencie suas negociações a todo momento
Durante a execução de um projeto uma das principais atividades é a negociação. No planejamento de um projeto – e mesmo durante o seu andamento - há a negociação de recursos, prazos, contratos, orçamentos etc. Para assegurar que as negociações sejam bem-sucedidas, um bom gerente deve conhecer as principais técnicas de negociação. Por isso, não se esqueça o objetivo principal de um gerente de projetos é garantir todas as condições necessárias para a execução do projeto. Mesmo que essa afirmação seja um pouco óbvia, obter êxito pode ser algo um pouco mais trabalhoso do que aparenta.
Um dos principais entraves na negociação é o embate entre o cliente e a organização executora. Enquanto o cliente pressiona por custos mais baixos e menores prazos, a executora precisa garantir o cumprimento do contrato e a margem de lucro satisfatória ao seu negócio.
O gerente de projetos tem uma missão bastante desafiadora, pois ele é, normalmente, colocado na negociação após os contratos comerciais já terem sido firmados. Isso exige uma forte preparação e ir para a mesa de negociação munido de bons argumentos.
Veja algumas dicas úteis ao gerente de projetos:
- A preparação consiste em reunir todas as informações e argumentações que possam ser úteis na negociação;
- Ter uma estratégia, saber exatamente quais resultados deve alcançar e também até onde podem ir as concessões;
- Ter sempre um plano B.
Para ter uma boa argumentação frente ao cliente, o gestor precisará estar preparado para ceder quando necessário, reverter situações adversas, barganhar para tentar chegar ao resultado esperado e aceitar as limitações da negociação.
Descubra o papel da ética em Gestão de Projetos
À ética se atribuem as regras e normas que orientam nosso comportamento perante a sociedade. Mas estudá-la é avaliar os tipos de julgamento sobre o que se considera certo ou errado, e classificar esse julgamento considerando a linha ética que existe em determinado ambiente/contexto.
O gerente de projeto, por exemplo, tem como principais pontos de sua conduta ética:
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Fomentar a competência individual dos colaboradores;
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Equilibrar os interesses dos stakeholders;
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Garantir profissionalismo e integridade ao processo;
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Interagir de forma cooperativa e profissional tanto com a equipe quanto com os stakeholders.
A ética é tão necessária no ambiente de negócios que em um curso online, de graduação ou técnico, ela é pautada já na introdução à gestão de projetos. No curso de gestão de projetos são estudados todos os padrões desejáveis e mandatórios que as empresas devem seguir para garantir à empresa total segurança e idoneidade no mercado.
Faça do seu projeto algo sustentável
Outro tópico de nosso curso online Gestão de Projetos diz respeito à sustentabilidade. Empreendimentos têm voltado suas atenções para como se posicionar na sociedade contemporâneos, em que os consumidores estão mais cuidadosos, responsáveis e exigentes nos padrões de consumo em relação a cada produto consumido.
Para entendermos melhor este assunto, há o chamado tripé da sustentabilidade (triple bottom line), também denominado 3 Ps da sustentabilidade, People, Planet and Profit (em português, PPL: Pessoas, Planeta e Lucro), que passa dar a direção na relação das organizações com o meio ambiente. De acordo com o tripé da sustentabilidade, as companhias devem considerar seus resultados sob três aspectos: econômico, social e ambiental. Se as três dimensões interagirem holisticamente - ou seja, de forma integral, global - os resultados serão mais sustentáveis.
Veja um exemplo de modelo de organização sustentável, com os três pilares do desenvolvimento sustentável interagindo:
1. Sustentabilidade econômica: preocupação com qualidade e custo; foco; vantagem competitiva; resultado; e estratégias de negócios.
2. Sustentabilidade Ambiental: uso de produtos ecologicamente corretos; reciclagem/ tecnologias limpas; atendimento à legislação; tratamento de efluentes e resíduos; e outros.
3. Sustentabilidade social: apoiar o crescimento da comunidade; promoção e participação em projetos voltados ao social; assumir responsabilidade social.
No nosso curso online, sobre sustentabilidade em gestão de projetos, você terá outros exemplos mais aprofundados que poderão ampliar os seus conhecimentos, além de concilar com outros cursos online com certificado que reforçam os conhecimentos sobre ações sustentáveis, como o curso online Desenvolvimento Sustentável.
Descubra como funciona uma Estratégia Empresarial de sucesso
Após aprender o que é gestão de projetos, é hora de saber um pouco mais sobre estratégia empresarial utilizada para atingir os objetivos das organizações. O que é, também, um ponto abordado no curso de gestão de projetos do nosso portal, que ensina como a estratégia empresarial é fundamental para o crescimento da empresa. É por meio dela que são definidos quais os caminhos a seguir, tendo em vista o segmento de mercado em que a empresa atua e o perfil de competências dos concorrentes, que devem ser superado em eficiência e qualidade.
Projetos são parte da estratégia – ou estratégias – das empresas para ações como aumentar a participação no mercado, aumentar as vendas, fidelizar os clientes etc. As organizações têm como algumas alternativas estratégicas:
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Crescimento: este tipo de estratégia visa aumentar o lucro, o valor da empresa ou a sua fatia de mercado.
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Estabilidade: quando as companhias buscam aumentar seus esforços, mas sem aumentar suas unidades, e sim concentrar operações nas empresas que já existem.
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Redução: essa estratégia pode ser uma forma de melhorar a situação negativa quando a empresa está com resultados abaixo do que esperava e não vendo formas de sobrevivência.
Seja qual for o caso, é preciso um bom planejamento estratégico que defina os projetos para buscar a solução e garantir o melhor resultado para a organização.
Dica: entre nossos cursos online há um que tem tudo a ver com a estratégia empresarial: o curso online Planejamento Estratégico. Visite o portal e saiba mais sobre ele.
Entenda a maturidade dos seus projetos
O que uma empresa sempre espera obter de seus projetos? Êxito, projetos realizados dentro do programado em tempo, custos e qualidade. E é exatamente esse o papel da gestão de projetos. Mas, o que acontece é que nem sempre sai como o planejado, ás são necessárias várias adequações do projeto. Isso se dá pelo fato das empresas nem sempre adotarem as melhores práticas. Por outro lado, quando há a preocupação e o comprometimento em adotá-las e melhorar ou aumentar as chances de sucesso, diz-se que há maturidade no gerenciamento de projetos.
A maturidade de projetos está diretamente ligada ao grau em que se utiliza a gestão de projetos – e, quanto maior a maturidade, mais consistentes serão os resultados.
Mecanismos de controle - Balanced Scorecard
O Balanced Scorecard (BSC) é uma metodologia de gestão estratégica empresarial que ajuda as organizações em seu planejamento e controle de suas estratégias e metas, a fim de medir a evolução da companhia por meio de indicadores. Ele não é uma ferramenta direcionada somente à gestão de projetos, mas seus elementos levam a empresa a definir seus objetivos estratégicos, metas e plano de ação. Um dos resultados, e talvez o principal, são os projetos - definidos para que a empresa vá atrás das metas desejadas.
Como mecanismo de controle de um projeto, o BSC usa um método de medição dos desempenhos do projeto - financeiros, não-financeiros, operacionais, de satisfação do cliente, de inovação, entre outros. Isso acontece por meio da definição de variáveis que serão controladas - índice de produtividade, por exemplo -, utilizando indicadores operacionais.
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Complemento de horas para cursos técnicos
Progressão de carreira em empresas
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O que é a EAP
Nosso tópico final do artigo é parte componente da introdução à gestão de projetos, a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é utilizada para representar o escopo de um projeto. Geralmente expõe uma estrutura hierárquica das entregas de cada fase do projeto e pode se apresentar de forma gráfica ou indentada.
Em nosso curso online, o aluno aprenderá que a EAP pode ser constituída de dois modos diferentes: o primeiro é formado por entregas e o segundo é composto por fases. Quem define qual a melhor forma de EAP que deve ser utilizada durante o projeto é o gestor.
Qualifique-se e dê um upgrade em sua carreira
Depois de uma breve introdução à gestão de projetos, você sentiu que é esse o caminho que quer seguir? Então aproveite todo o conhecimento que nosso curso de gestão de projetos online tem a oferecer a você.
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