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 Equipe Centro de Estudos e Formação  18/04/2018
Como se tornar um assistente administrativo de sucesso: dicas + curso

Embora seja popular, a profissão de assistente administrativo ainda costuma gerar dúvidas relacionadas às suas responsabilidades e funções. Anúncios de vagas, por exemplo, apresentam informações diferentes com relação às atividades que o assistente desenvolverá.

O nome do cargo também confunde, porque enquanto algumas empresas divulgam a vaga para contratar um assistente, outras precisam do auxiliar administrativo - ou do auxiliar de escritório, do assistente I, II ou III. Afinal, como saber exatamente do que se trata?

Neste artigo vamos esclarecer definitivamente tudo que diz respeito aos serviços prestados por esses profissionais, assim como as nomenclaturas diversas. Mas isso é o começo, pois na sequência vamos tratar de aspectos essenciais da profissão de assistente administrativo.

Toda a abordagem feita aqui é uma prévia do Curso Online Assistente Administrativo do portal Centro de Estudos e Formação. O curso é uma excelente opção para quem precisa reciclar conhecimentos e para quem pretende atuar nessa profissão, que tem um papel central no funcionamento das rotinas administrativas das organizações.

Saiba mais sobre a ocupação e aproveite todas as dicas sobre outros cursos online com certificado relacionados.

Assistente Administrativo: categorias, atribuições e habilidades

Cargos de suporte administrativo: categorias e nomenclaturas

A Classificação Brasileira de Ocupações - CBO, publicação do Ministério de Trabalho e Emprego - MTE, agrupa as ocupações em famílias. A ocupação Assistente Administrativo pertence à família 4110, da qual também fazem parte o agente e o auxiliar administrativo. Daí o uso de uma ou outra nomenclatura. A denominação "agente" é bastante utilizada pelos órgãos públicos, que também adota "assistente", e exclui a categoria de "auxiliar".

De forma geral, isso explica por que se utiliza assistente e auxiliar para uma mesma função. Mas cada organização é diferente, algumas definem exatamente para qual área precisam do profissional, por exemplo: Assistente Administrativo de Logística.

Outro ponto a ser considerado é o Plano de Cargos e Salários que algumas empresas têm. Nele são descritos atribuições, responsabilidades, deveres e níveis salariais de cada cargo. É por meio dessa ferramenta que a empresa garante ao seu colaborador um plano real de carreira, ou seja, possíveis promoções, bem como o tempo para alcançá-las.

Nesses casos, as ocupações de auxiliar e assistente são distintas. Uma das diferenças é a exigência de experiência, para a contratação de auxiliares não é solicitada experiência anterior, enquanto que para os cargos de assistente é exigido determinado tempo na função. Quem entra como auxiliar pode ser promovido a assistente, para isso precisa se qualificar adicionando cursos online com certificado ao seu currículo, por exemplo.

Para concluir: ao se deparar com um anúncio de vaga de emprego para auxiliar ou assistente administrativo e semelhantes, e saber se pode se candidatar à vaga, a dica é ler com atenção os requisitos.

Fique atento aos pontos marcados como "desejável", que são as habilidades não exigidas, mas que podem fazer a diferença no momento da seleção. Exemplos são os cursos de idiomas ou algum conhecimento específico em administração, como gestão da qualidade, comunicação, liderança e outros.

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As atribuições do assistente administrativo

A explicação sobre as várias atribuições solicitadas aos cargos de suporte administrativo (apoios, auxiliares e assistentes) começa com o fato de que esse profissional é um curinga nas organizações. Ele pode atender vários setores ou ser alocado em uma determinada função, dependendo do porte e da necessidade da companhia - se ele for alocado no setor financeiro, terá tarefas diferentes do que se for para o setor de logística.

Já um auxiliar administrativo contábil e de recursos humanos deve conhecer sobre folha de pagamento, recrutamento e seleção, admissão e demissão, eSocial e tudo que tiver relação com essas áreas - e assim com todas as outras.

Considerando tudo isso, é essencial estar bem preparado para exercer essa profissão, sempre atento às necessidades do mercado e se capacitando e atualizando constantemente. Treinamentos, seminários, workshops e cursos online são exemplos de meios de se atualizar em sua área de atuação e em correlatas.

Aqui no portal você pode aproveitar todo o conhecimento que o curso de assistente administrativo tem a lhe oferecer e deixar seu currículo bem atrativo aos olhos dos recrutadores.

Veja algumas das tarefas de quem ocupa esse cargo:

As atividades do assistente administrativo são os serviços de suporte nas áreas de finanças, administração, logística e recursos humanos. Resumem-se em:

  • Fornecer e receber informações sobre produtos e serviços;

  • Atender clientes e fornecedores;

  • Analisar, separar, controlar e arquivar documentos diversos;

  • Elaborar documentos diversos;

  • Ajudar na recepção;

  • Fazer orçamentos e relação de estoque;

  • Organizar reuniões e outras atividades;

  • Fazer a solicitação de materiais de consumo;

  • Criar planilhas e apresentações;

  • Pagar contas e fazer faturamento; entre outras.

Qualidades e habilidades do assistente administrativo

Você sabe quais qualidades precisa ter para ser um bom assistente administrativo? E para corresponder ao que se espera desse profissional, o que você precisa conhecer, aprender ou aperfeiçoar? Que tal saber um pouco mais?

Com relação às qualidades, características e responsabilidades, destacamos estas:

Assumir suas obrigações e atitudes com seriedade. Acatar e cumprir as orientações relacionadas aos procedimentos e tomadas de decisão;

Cumprir sempre os prazos estipulados e compromissos programados;

Reagir de forma imediata quando acontecerem imprevistos – dentro dos limites de seu cargo;

Ter sempre ao alcance tudo que realmente precisa para o trabalho e evitar o acúmulo de papéis e tarefas por fazer;

Ter ética e saber que há informações confidenciais que devem ser mantidas em sigilo.

Cabe frisar que é possível desenvolcer as qualidades que a pessoa não possui. Nem todos são organizados, por exemplo, mas podem adquirir ou treinar essa competência. O mesmo acontece com alguns conhecimentos técnicos - tudo que a pessoa não sabe e precisa para a sua função pode ser aprendido.

Mas é preciso ter isso bem claro: não dá para aprender algo e não se atualizar, ou não ampliar o campo de conhecimento. Se fizer um curso de auxiliar administrativo, complemente com cursos relativos, como Relações Interpessoais; Qualidade no Atendimento ao Cliente, Recrutamento e Seleção de Pessoal etc. Há muitos cursos online que ajudam a desenvolver competências específicas e há que se tirar proveito disso.

A seguir selecionamos mais três tópicos do nosso Curso Online Assistente Administrativo – ainda relacionados ao que se espera do profissional da área (qualidades e habilidades) e vamos lhe mostrar como é fácil se preparar para se destacar em um mercado de trabalho exigente.

Trabalho sob pressão: o problema pode ser a falta de organização

Um desafio para o assistente administrativo, assim como para vários outros profissionais, é trabalhar sob pressão. "Sob pressão" neste contexto significa a característica inerente ao meio corporativo, em que há clientes exigentes, recursos escassos e prazos apertados. Eliminar a pressão não é possível, o que se pode fazer é amenizá-la.

Para que você consiga entender melhor: quando o consumidor faz uma compra online, ele inicia a cadeia produtiva. Nesse momento ele também recebe uma previsão de entrega. Parte dessa cadeia de produção é o assistente administrativo de compras, responsável pela aquisição da matéria-prima para a fabricação do produto. Ele tem um prazo para efetuar essa compra, porque o cliente final tem um prazo para receber o produto.

O assistente não pode somente fazer o pedido e aguardar, é preciso verificar se a matéria-prima será entregue no prazo combinado. Parece fácil, não? Só que não é apenas esse pedido, são vários, diariamente. Se esse profissional não tiver uma estrutura de trabalho organizada, pode se perder nos processos e atrasar o restante da cadeia.

Isso é trabalhar sob pressão. Mas se for amenizado, o profissional consegue trabalhar dentro dos prazos propostos e entregar seu trabalho com qualidade. Portanto, a organização das tarefas diárias é fundamental para priorizar as demandas, acompanhar os processos e checar os resultados – principalmente para quem tem muitas atividades e precisa tomar decisões.

Uma dica é fazer um levantamento das fraquezas e dos pontos fortes em relação à demanda de trabalho e verificar onde há chance de ocorrer problemas os erros, e aplicar melhorias a este último. Sabe o que pode ajudar além do curso de auxiliar administrativo? Cursos de planejamento estratégico e administração do tempo.

O assistente administrativo que souber se organizar, for resiliente e proativo certamente terá uma carreira de sucesso no meio corporativo.

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Trabalho em equipe: habilidade essencial para o mercado de trabalho

Outro tópico de nosso curso de assistente administrativo é sobre saber trabalhar em equipe. Essa característica é muito procurada no mundo do trabalho, por várias razões:

  • Garante uma boa produtividade, uma vez que as tarefas são cumpridas com mais eficiência e rapidez;

  • Estimula o aperfeiçoamento das habilidades individuais;

  • Ajuda a criar um ambiente organizacional positivo e saudável;

  • Ajuda com a interação da equipe e motiva os colaboradores a ajudar a organização a crescer.

Essa habilidade é essencial para quem quer crescer na carreira. Além disso, no trabalho em equipe se reconhecem os líderes, as pessoas capazes de gerir e liderar os demais. Para essas pessoas as oportunidades de ocupar posições de liderança dentro da empresa são maiores.

Considerando esse cenário, que tal estender o aprendizado para além do curso de auxiliar administrativo e reforçar suas habilidades de liderança? Nosso portal tem a opção certa: o Curso Online Liderança.

Outras excelentes qualificações para o assistente administrativo – e que reforçam os aspectos de trabalho em equipe e liderança - são as voltadas à comunicação e administração de conflitos.

Marketing pessoal: 5 dicas imperdíveis para seu sucesso profissional

Tudo o que foi dito até aqui, sobre habilidades, competências e características para ser excelente no cargo de assistente administrativo, continua válido, mas as pessoas precisam saber de suas características, valores e aptidões. Você deve ser reconhecido frente a seus supervisores, chefes, gestores e colegas. De que forma fazer isso? Com o marketing pessoal. Sabe do que se trata?

Marketing pessoal é um conjunto de estratégias que lhe ajudam a atribuir valor à sua imagem – desde aplicadas com bom senso e de forma planejada. Basicamente é para que as pessoas lhe vejam com uma imagem positiva e lhe reconheçam como um profissional competente e comprometido.

Veja 5 dicas de marketing pessoal que você pode desenvolver ou aprimorar e colocar em prática:

1. Aja com naturalidade, mas tenha postura

Não tente criar um personagem diferente do que você é, aja naturalmente. Seja sempre sincero em suas opiniões e convicções. Mas, atenção! Há uma postura profissional que se deve ter, portanto, ser alegre e extrovertido não significa que pode gargalhar ou abusar da linguagem coloquial – usar gírias, por exemplo.

2. Tenha uma boa postura corporal

A linguagem corporal transmite mensagens que às vezes nem imaginamos. Quem senta à mesa e fica curvado e de cabeça baixa certamente não conseguirá impor muito respeito ou autoridade. Estar sempre de braços cruzados pode indicar que não quer aproximação.

Em vez disso, lembre-se de olhar sempre para frente, mantenha a coluna ereta e os braços ao longo do corpo – esse é o tipo de postura que passa a imagem de autocontrole, interesse e atenção, além de dizer que a pessoa está aberta a aproximações, conversas, etc.

3. Acerte na vestimenta (dress code)

Apesar de muitas empresas utilizarem o termo "no dress code" (sem código de vestimenta, em tradução livre) em seus anúncios, não significa que o assistente administrativo possa relaxar na vestimenta, principalmente se quer trabalhar o seu marketing pessoal.

Vestir-se adequadamente passa bastante confiança e uma boa imagem pessoal. Observar o uso das cores, maquiagem e acessórios é essencial para estar sempre bem apresentado.

4. Seja proativo

Você sabe o que é uma pessoa proativa? Antes vamos lhe contar o que é oposto, a reativa. Um profissional reativo faz exatamente o que lhe é pedido, cumpre prazos, chega no horário e executa suas funções com eficiência.

Já o proativo faz além do esperado, porque ele busca informações e oportunidades de fazer melhor. Consegue lidar com a pressão, com riscos e erros. Inova e consegue visualizar uma realidade futura, se antecipando a possíveis problemas, por exemplo.

Profissionais com essa característica são muito valorizados no mercado de trabalho.

5. Resolva problemas

Mesmo sendo proativo, às vezes os problemas pegam de surpresa. Portanto, desenvolva a capacidade de conseguir pensar e agir frente a situações difíceis, e de tentar buscar soluções eficazes para os problemas que surgirem.

O valor profissional é também medido pela quantidade e grau de dificuldade do que se consegue resolver.

Além de aprender bastante sobre marketing pessoal em nosso curso de assistente administrativo, você pode fazer também nosso Curso Online Marketing Pessoal, para planejar sua imagem e dar um up na carreira.

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- Total autonomia sobre o seu aprendizado: pode estudar quando e de onde quiser;

- Não entendeu o conteúdo? Precisa revisar um tópico anterior? Os materiais ficam lá, o tempo todo à sua disposição. Pode voltar, reler e refazer os exercícios modulares até que assimile o conteúdo;

- A certificação é opcional e se decidires pela comprovação, o certificado é válido em todo o Brasil e pode ser usado para as atividades da faculdade, nas provas de títulos (se estiver especificado no edital) e, é claro, para valorizar o seu currículo;

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Data Modificação  18/04/2018
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